Как навести порядок в работе и жизни с помощью нейросетей

Для того, чтобы привлечь к решению ваших задач нейросеть, нужны три вещи:

  • желание упорядочить свою жизнь и работу,
  • желание потратить время на устранение хаоса и обучение нейросетей,
  • желание пробовать различные методики и сервисы, чтобы найти ТЕ САМЫЕ.

Ну и нейросети, конечно.

В чём разбираемся
  • 1
    Как упорядочить поток задач с помощью нейросетей
  • 2
    Как вырастить из чата личного помощника
  • 3
    Какие задачи и в каких сервисах делегировать  нейросетям

Вы когда-нибудь готовили ужин, одновременно слушая подкаст, отвечая на рабочие сообщения в чате и помогая чаду делать домашку?


Конечно, да :), а значит, вы  знакомы с феноменом многозадачности.


Вам когда-нибудь прилетало за 10 минут до конца рабочего дня что-то вроде: завтра в 9:00 совещание, представьте план по публикациям на 3-й квартал… Или в районе 23:00: «Ой, я забыл, завтра на урок нужны шишки и мох»?


Если да, то вы знаете, как в ваш казалось бы упорядоченный мир, врывается хаос.

Посмотрите на нейросети
как на помощника
  • 1
    Нейросеть может систематизировать задачи и рабочий график, помогать вам расставлять приоритеты, следить за календарем, учитывая ваши пожелания, предпочтения и пристрастия.
  • 2
    Нейросети по силам решать отдельные задачи, связанные с созданием контента: собрать информацию из многих источников, разбить на кластеры, выделить главную мысль, написать по образцу и т.д.

Но прежде чем пригласить «помощницу по дому» вам нужно составить список необходимых дел, определить сроки и тот результат, который вы хотите увидеть.

За что хвататься?
Разбираемся с ворохом задач

Мы постоянно балансируем между онлайн и офлайн-задачами, и наша жизнь иногда похожа на акробатические трюки. Когда вы в последний раз проверяли свой смартфон? Сколько минут прошло? Взглянем на наши рабочие столы — сколько вкладок открыто в браузере прямо сейчас?


Что вы делаете одномоментно? Ведете переписку, думаете над проектом и просматриваете новости? Возможно, тут же кусаете бутерброд или с помощью кофе загоняете в дальний угол недосып. Знаем, умеем, практикуем.


Но вот вопрос, что из этого мы делаем хорошо и с удовольствием?


Трудно сосредоточиться на одной задаче, когда тебе постоянно прилетают сообщения, письма, всплывают уведомления о том, что что-то надо, надо, надо. Наше внимание раздроблено. Мозг, когда ему нужно быстро переключаться, как правило, теряет эффективность.


С одной стороны, наличие множества разноформатных задач — это норма и даже необходимость для людей, работающих в медиа. С другой стороны, мы не можем постоянно работать на пределе возможностей. Мозг дает сбои и отказывается не только креативить, но и думать в принципе.

Рисунки — комикаки Кирилла Анастасина. Сайт автора

Полагаем, вы уже опробовали не один способ упорядочить свои дела. Во всех «школах управления задачами» первый этап — фиксация, великая перепись всего, что нужно сделать. Потому что запомнить всё уже не получается.

Кто-то заводит под задачи отдельный блокнот, в надежде вычеркивать выполненные дела маркером.

Кому-то на день не хватает А4 с двух сторон, потому что добрых две трити задач переписываются с прошлого дня, недели и висят камнем на шее.

Для кого-то милее стикеры для записи. Одна бумажка — одно дело. И как приятно смять выполненную задачу и запустить в корзину.

Как вы относитесь к концепции чистого рабочего стола и пустого инбокса? Хоть раз у себя видели? Порой этот пестрящий стикерами и неотмеченными галочками мир пугает уже одним своим видом.


Зовём на помощь нейросети? Пока рано.

Если у вас в делах хаос, нейросетка его только увеличит.
Три шага
прежде чем подключать нейросеть к наведению порядка в задачах
  • Выяснить,
    ЧТО нужно привести в порядок, и собрать всё это в один список
  • Решить,
     какие методы и способы наведения порядка вам подходят
  • Определить,
    что можно делегировать нейросети, и подготовить ей программу действий
Выясняем, ЧТО нужно привести в порядок
Давайте соберём все задачи в одном месте, на каком-то электронном ресурсе. Совсем-совсем все задачи, что приходят вам в голову.

Всё, что рождается в рабочем процессе, поставлено на совещании, придумано с коллегами на мозговом штурме с замахом на будущее. В общий список добавляем домашние планы, идеи, как провести вечер, и необходимость пропылесосить комнату в выходные. Вспомнили, что у сестры скоро день рождения и надо бы поискать подарок - добавляем с список. Ёшкин кот, уже скоро двадцатое, надо подать показания счетчика — всё, всё сюда.
Рисунки — комикаки Кирилла Анастасина. Сайт автора
Где вам удобнее собирать to do list?
Большой список должен быть в цифровом формате, потому что потом мы будем скармливать его нейросети.
в текстовом файле
Если у вас статичное рабочее место — это может быть просто вордовский файл или гугл-док.
в заметках
Если вы мобильный товарищ — заметки в смартфоне.
в аудиосообщениях
Надиктовывайте в сообщениях самому себе, просите Алису записать задачи — любой малозатратный для вас способ подойдет.
Разгребаем «авгиевы конюшни»
На этом этапе нам уже поможет нейросеть
Задачи у нас разные: рабочие и домашние, текущие и долгосрочные, поставленные руководством и сформулированные нами, очень важные, горящие или постоянно откладываемые.

Задачи можно классифицировать по различным критериям, в зависимости от контекста и целей.
Как можно разделить задачи?
Есть еще, О, МАГИЯ, задачи, которые можно делегировать. Выделить их бывает сложно, потому что нас хлебом не корми, дай сделать всё самим. «Народная мудрость» не учит нас делегировать: хочешь сделать хорошо, сделай всё сам.

Я не делегирую потому что:
  • Боюсь потерять контроль над задачей
  • Переживаю, что это приведёт к ошибкам
  • В моих навыках усомнятся
  • Меня перестанут уважать
  • А я чем тогда буду заниматься?!
Как упорядочить список задач
Зовём на помощь нейросеть
Нам поможет нейросеть с функцией чата, например, ChatGPT. Вполне достаточно и бесплатной версии, бота в Телеграм, например https://t.me/GPT4Telegrambot.

Рекомендуем сделать для него отдельную папку, чтобы не искать в потоке сообщений.
План действий
  • Загружаем в чат список задач  и просим нейросеть распределить их по группам, важным для нас.
    Лучше не просить его применить все группы сразу, а разделить задания на этапы. Например, сначала разделить на профессиональные и личные. Затем внутри этих списков — по срочности и важности, по сложности и т. п.
  • Просим нейросеть составить общий список задач с ранжированием
Знакомьтесь, Ольга
Используем её качестве подопытного кролика
(фото — от нейросети, всё остальное — настоящее)
Ей 35 лет, она работает в редакции информационного портала, она журналист. Пишет новости и репортажи о городских событиях, совмещая функции журналиста и фотографа. Она хочет быть в тренде профессии, много читает, слушает подкасты, участвует в мастер-классах, когда может выкроить на это время. На работу и на задания редакции ездит на личном автомобиле.

Она замужем, у нее есть дочь Маша, 9 лет, третьеклассница, которая занимается в музыкальной школе. С мужем Костей они любят летом ездить на велосипедах, а зимой кататься на лыжах. У них есть собака, его зовут Урс. Мама и младшая сестра Ольги живут в другом городе, она скучает, часто созванивается с ними по скайпу и несколько раз в год ездит со всей семьей или только с дочкой к ним в гости.
Ольга составляет промпт для нейросети
  • Задача 1
    Проанализируй этот список задач, раздели на две части. Сначала профессиональные, потом личные. В каждой из этих групп пометь фразой «МОЖНО ДЕЛЕГИРОВАТЬ» те задачи, которые можно кому-то делегировать, и укажи, кому. Вот список задач [список задач]
  • Задача 2
    Раздели все профессиональные задачи по срочности и важности
  • Задача 3
    Добавь в этом списке к каждой задаче время, которое требуется на ее выполнение.

    То же самое проделываем с личными задачами.
Совет: не составляйте большой промпт, пытаясь уместить в нём все задачи сразу. Нейросеть запутается, потеряет часть данных по пути, может и начать фантазировать.
С нейросетью, как с ребенком: всё по шагам
Вот, что получилось у Ольги
Профессиональные
Личные
Личные
Срочные и важные
  • Подготовить материал про лебедей на озере к вечернему блоку новостей (3 часа)
  • Провести интервью с зам главы города ( 2 часа, включая подготовку и само интервью).
  • Ответить на письмо от Солнечного города (30 минут)
  • Подготовить статью о городском транспорте (4 часа)
  • Купить что-то от насморка Маше (30 минут)
  • Созвониться с мамой в 19-00 (1 час)
Важные, но не срочные
  • Разработать интерактивный репортаж (6 часов, распределенных на несколько дней)
  • Написать статью о городской экологии (4 часа)
  • Подготовить материалы для подкаста на следующую неделю (2 часа)
  • Организовать фотовыставку своих работ  (5 часов, распределенных на неделю).
  • Договориться о репортаже с экофермы (1 час)
  • Подготовить обзор книги для колонки в портале (3 часа)
  • Забабахать романтический ужин на годовщину свадьбы (2 часа)
  • Подготовиться к поездке к маме (3 часа)
  • Подготовить лыжи к сезону (1 час)
  • Записать Машу на доп. занятие к АС по вокалу (30 минут)
Срочные, но не важные
  • Обновить пароли в рабочем кабинете (15 минут, МОЖНО ДЕЛЕГИРОВАТЬ IT-специалисту).
  • Разобрать завал в неоткрытых электронных письмах (1 час, МОЖНО ДЕЛЕГИРОВАТЬ ассистенту).
  • Обновить контакты на сайте портала (30 минут, МОЖНО ДЕЛЕГИРОВАТЬ ассистенту).
  • Заказать продукты в Самокате (30 минут, МОЖНО ДЕЛЕГИРОВАТЬ супругу или помощнику).
  • Вывезти Урса в лес (1 час, МОЖНО ДЕЛЕГИРОВАТЬ супругу).
  • Заказать Урсу корм на Озоне (15 минут, МОЖНО ДЕЛЕГИРОВАТЬ мужу или помощнику).
Не важные, не срочные
  • Сфотографировать выставку скульптур на бульваре (2 часа)
  • Послушать подкаст у Богдановой (1 час)
  • Принять участие в мастер-классе по фотожурналистике (3 часа)
  • Сходить в котокафе для репортажа (2 часа)
  • Посмотреть вечером фильм от Кати (2 часа)
  • Организовать семейный вечер настольных игр (3 часа)
  • Прочитать книжку Мари Кондо "Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни" (1 час в день)
  • Приготовить на ужин кальмаров (1 час)
Корректируем
Работу нейросети придётся «допилить».
Провести интервью с зам главы города — 2 часа (включая подготовку и само интервью), конечно, важная и срочная задача.
Но, ха-ха! На нее уйдет гораздо больше времени, если учесть сбор информации, согласование вопросов, времени и места встречи...
Вывезти Урса в лес — 1 час (МОЖНО ДЕЛЕГИРОВАТЬ супругу). Организацию поездки Ольга, может, и делегирует, но от поездки точно не откажется. Это еще вопрос, кому больше в лес хочется, Урсу или Ольге. И в час тут точно не уложиться. Сборы, путь до леса, прогулка и путь назад, это часа четыре, не меньше. А потом надо еще пару часиков на отдых от отдыха заложить.
Согласитесь, многие предложения от нейросети вполне вменяемые и разумные. Такую картинку своих задач воспринимать проще.

Все 52 задачи запихивать в один список, и тем более в один день, а потом гнобить себя за невыполненные дела, точно нет смысла.
Мы потренировались на аватаре. А так выглядит классификация задач Анастасии Пахоруковой, специалиста компании Силамедиа. В скрине ниже ChatGPT систематизирует для неё задачи.

Настя задавала другие критерии для классификации задач. Для нее важно, по какому проекту эта задача, и какие условия нужны для ее работы над ней.

Дальше Настя использует этот список для составления расписания.
Выстраиваем день
с помощью нейросети
Разложенные по группам задачи сами себя не выполнят.

Мы вроде бы понимаем, что продуктивность не измеряется длиной списка выполненных дел, но всё равно ориентируемся на количество галочек напротив выполненных задач.

Вместо того, чтобы составлять бесконечные списки дел, пусть даже рассортированных, лучше определить принцип, по которому вам удобнее выстраивать день и планировать задачи.
Трудоголики гордятся тем, что они завалены задачами. Но много не значит эффективно. Важно регулярно спрашивать себя, приводят ли мои действия к ощутимому результату.
Принципы упорядочивания задач
Не будем изобретать велосипед и посмотрим на методики повышения продуктивности, опробованные миллионами людей по всему миру.
Примеряем методики к своим задачам

Используйте нейросети, чтобы посмотреть на свой день и неделю со стороны

Люди забывают, что в сутках 24 часа, что нужно обедать, что «сейчас быстренько сайты промониторю» не работает. Нейросеть может выстроить рабочее расписание в соответствии с нашими пожеланиями  той или иной методикой.


Потратьте время, посмотрите на свой список задач сквозь призму разных техник или их микса. Нейросеть может предложить вам дельные решения.

  • 1
    Берем список задач, рассортированных по важным для вас критериям.
  • 2
    Выбираем методики и приемы в построении для и выполнения задач, которые вам хочется применить.
  • 3
    Описываем условия, которые должны быть учтены в расписании.
  • 4
    Составляем детальный запрос нейросети в одно или несколько сообщений. Указываем условия работы, роль, которую возьмет на себя нейросеть. Загружаем полный список задач.
  • 5
    Корректируем промпт, если результат вас не удовлетворил.

Помните список задач для Ольги, который мы систематизировали с помощью нейросети и подправили? Продолжим на её примере приводить дела в порядок и попросим нейросеть составить для Ольги расписание на неделю.

  • Ольга
    Составь расписание на неделю, основываясь на списке задач. Они уже делятся на профессиональные и личные, оценены по срочности и важности, указано время, которое будет затрачено на каждую задачу. Примени принцип «1–3–5» и метод Помодоро. Учти особенности моего распорядка дня и время, зафиксированное на тренировки и онлайн-встречи.
  • ChatGPT
     (Отрывок из ответа нейросети)
    ЧЕТВЕРГ:

    Крупная задача: Подготовка к собеседованию в фотошколу, портфолио (4 Помодоро).

    Средние задачи:
    1. Продолжение работы над интерактивным репортажем (4 Помодоро).
    2. Запланировать встречу с отделом по соцсетям (1 Помодоро).
    3. Сходить на выставку (3 Помодоро).

    Маленькие задачи:
    1. Сделать вместе с Машей утреннюю зарядку (1 Помодоро)
    2. Помочь Маше с заданием по английскому (1 Помодоро).
    3. Заказать продукты в Самокате (1 Помодоро)
    4. Записать Машу на доп. занятие к АС по вокалу (0,5 Помодоро)
    5. Обновить контакты на сайте портала - (0,5 Помодоро)

Даже если вы не будете строго следовать распорядку, предложенному нейросетью, такие манипуляции с задачами меняют ваш взгляд на них.


Это возможность протестировать методики, примерить их к своему режиму, условиям работы. Оценить «резиновость» дня, вспомнить, что баланс между профессиональным и личным необходим. В конце концов получить удовольствие от дня, когда ты всё, что было в списке на день, наконец выполнил.

Как сделать
работу эффективной
и задачи решаемыми
с нейросетями и без
  • Один день = одна задача
    которая приближает к цели. И еще несколько, реально вмещающихся в отведенное время
    01
  • Масштабную задачу разбейте на более мелкие
    А потом еще на более мелкие – такие, чтобы их было возможно выполнить за один слот времени.
    02
  • Поручите фрагментацию задач и планирование нейросети
    Ваше дело — откорректировать
    03
  • Выберите методы организации работы
    которые учитывают ваши особенности и привычки
    04
  • Используйте сервисы-помощники
    Они упростят решение рутинных задач и сэкономят ваше время.
    06
  • Анализируйте
    Сами и с помощью нейросети. Как прошёл ваш день, что успели сделать, а что нет, и что вам помешало. Удовлетворены ли вы результатом?
    07
  • Избавляйтесь от ненужного
    Как информации, так и действий. И тогда вам не придётся тратить время на поиски времени чего-то нужного.
    FIN